Світлана Кулібаба
Проджект-менеджерка EdEra
19 Травня 2024
Чи чули ви хоч раз від своєї команди про проєкт: «Треба вже його здати і забути»? Можливо, самі бодай раз це казали? Під «здати» зазвичай розуміють формальне закриття проєкту: передати матеріали → відзвітувати згідно зі всіма очікуваними результатами, прописаними в договорі → почути омріяне «правок більше немає» → порадіти → отримати оплату і забути, тобто відпустити проєкт у вільне плавання.
Але штука в тому, що після офіційного релізу шлях проєкту лише починається. За даними Traditional Resolution від Standish Group, лише 35 % проєктів вважаються успішними, тобто завершеними згідно з дедлайнами, в межах бюджету та визначеного скоупу. Проєкт має ефективно працювати, його повинна прийняти та аудиторія, для якої його і створювали. А ще готовий продукт повинен відповідати стратегічним цілям компанії та очікуванням стейкголдерів. За даними TeamStage, 44 % проєктів зазнають невдачі саме через відсутність узгодження між бізнесом та цілями проєкту. А відсутність чітких цілей є найпоширенішим фактором, що призводить до невдачі 37 % проєктів, про що свідчать дані HBR. Розберімося, як не втрапити в цю статистику.
Мене звати Світлана, я проєктна менеджерка в першій українській EdTech-компанії, керую проєктами вже більш як 7 років. Цим матеріалом я б хотіла показати, що ж саме стоїть за «успішним освітнім проєктом» на прикладі одного зі своїх робочих кейсів. Я розповім, які існують метрики успішності проєкту цифрового навчання, на яких етапах на них звертати увагу і як вимірювати.
Як ми розробляємо освітні проєкти в EdEra
Проєктний менеджмент залежить від організації. В EdEra в межах проєкту ми можемо співпрацювати з різними стейкголдерами як з громадського і державного секторів, так і з корпоративними компаніями. Залежно від царини ми залучаємо різних експертів, які, на нашу думку, найкраще розкриють тему проєкту. Експерт — спеціаліст у темі, а ми — спеціалісти в онлайн-навчанні. Така кооперація допомагає створювати сильний продукт.
Команда проєкту складається з відділів:
Така структура допомагає нам закривати проєкти комплексно, не звертаючись до підрядників. Також ми самостійно розв’язуємо питання розміщення курсу — на нашій платформі ederaLMS — або ж за запитом партнерів. Ми завжди обмежені в часі — зазвичай розробка онлайн-курсу триває від 3 до 4 місяців.
Наш підхід — це гібридне проєктне управління, тобто ми використовуємо комбінацію різних методів та підходів. Ця комбінація може містити елементи Agile, Waterfall, Lean, Scrum та інших методологій залежно від потреб проєкту та вимог замовника. Такий вигляд має менеджмент освітнього проєкту в EdEra.
Який проєкт ми вважаємо успішним?
На жаль, часто успішність проєкту визначають за фактом його завершення в межах бюджету, графіка та обсягів. Таке сприйняття настільки в’їдається в мозок проєктних менеджерів, що перекриває інші важливі аспекти, які визначають успіх проєкту. Надто, коли йдеться про освітній проєкт, де кількість учасників / студентів не завжди свідчить про те, що вони дійсно отримали знання або застосовують їх на практиці.
Ми в EdEra використовуємо такі інструменти для довготермінового вимірювання успіху проєкту:
NPS — наскільки наші користувачі задоволені продуктом. Також вони заповнюють вхідну і вихідну анкети. Так ми можемо проаналізувати, наскільки їхні очікування справдились після проходження курсу. Анкети користувачі заповнюють за бажанням і надають демографічну інформацію та зворотний зв’язок щодо матеріалів курсу;
аналітика LMS (платформи, на якій ми розміщуємо курси). Вона надає нам кількісну інформацію про реєстрації та сертифікати. Зазвичай ці дані ми використовуємо для офіційної звітності;
якісний фідбек, який надають користувачі в канал підтримки. Наші сапорт-менеджери опрацьовують вхідні запити від користувачів і постійно на зв’язку із менеджерами та методистами проєктів.
Як це працює на практиці. Кейс онлайн-курсу «Цифровий учитель»
«Цифровий учитель» — онлайн-курс для освітян про основи та впровадження цифрової педагогіки, який ми створили у співпраці з ЮНЕСКО та Інститутом освіти для миру та сталого розвитку ім. Махатми Ганді ЮНЕСКО (MGIEP) за підтримки гранту Google.org та Міністерства освіти і науки України.
Виклик 1
Велика кількість
стейкголдерів
Рішення
Якомога детальніше зібрати інформацію про їхнє бачення проєкту. Це допоможе в майбутньому налагодити ефективну та швидку комунікацію з командою та експертами.
Окрім розуміння бюджету, дедлайнів і командного ресурсу, від них я «збираю» таку інформацію:
Цілі проєкту У «Цифровому учителі» — дати ефективні навички з дистанційного вчителювання, приклади інструментів, якими можна послуговуватися в більш інтерактивних форматах, ніж було в наявних курсах, з використанням міжнародного досвіду.
Основні метрики, за якими проєкт формально вважатиметься успішним (KPI) На нашому прикладі це 50 000 реєстрацій за пів року існування курсу, 20 000 сертифікатів, 20 000 читачів у Спільноті сучасних учителів і психологів у Фейсбук.
Очікування всіх зацікавлених сторін від самого початку проєкту У «Цифровому вчителі» ми всі прагнули впровадити нові метрики оцінки результатів у навчальній діяльності. Нашою метою було дати цільовій аудиторії освітян інструменти, які вони одразу зможуть використовувати у своїй роботі.
Окрім постановки формальних KPI (50 000 реєстрацій, 20 000 сертифікатів), паралельно з розробкою курсу партнери створили Facebook-спільноту, щоб залучити учителів до участі у курсі та поширити ідеї продукту. Розуміння позиції і очікувань всіх стейголдерів з самого початку дало нам чіткі орієнтири: що ми робимо, куди рухаємось, у що вкладаємось.
Мета нашого проєкту не обмежувалася лише розробкою сучасного онлайн-курсу з цифрової педагогіки та досягненням формальних KPI. Ми зосередились на реальному підвищенні цифрової компетентності вчителів та забезпеченні постійної підтримки на шляху до впровадження нових знань у їхню практику.
На стадії дизайну проєкту важливим етапом став аналіз потреб вчителів та орієнтація на науково-доказові практики, що наголошують на необхідності додаткових компонентів до онлайн-курсу, таких як спільнота підтримки.
Саме розбудова онлайн-групи “Спільнота сучасних учителів і психологів” на Facebook стала тим важливим компонентом на шляху до успіху. Спільнота супроводжує онлайн-курс та значно розширює його, гнучко адаптуючись до потреб нашої цільової аудиторії, а саме вчителів та освітніх управлінців. Ми щодня надаємо освітянам інструменти, які вони можуть відразу застосувати у своєму класі, а також доступ до експертів, які консультують щодо впровадження нових практик.
Наш успіх не вимірюється лише цифрами. Тепер в Україні існує активна віртуальна спільнота, яка продовжує зростати та робити свій внесок у сферу освіти, а курс робить навчання більш інноваційним, інтерактивним та інклюзивним.
Данієль Чутуріч
Старший координатор з питань освіти UNESCO
Отже, ми зафіксували всі деталі, які є важливими під час розробки проєкту, але не були очевидними на моменті ініціації: вимоги до матеріалів, побажання щодо максимально практичного наповнення, формати та референси, очікування щодо майбутнього фідбеку користувачів.
Кожен стейкголдер може мати різне розуміння успіху та критерії оцінки ефективності проєкту. Тому вкрай важливо якомога раніше залучити їх до процесу визначення цілей і спільного формулювання очікувань.
Що врахувати під час розробки?
Під час розробки продукту ми завжди тримаємо в голові основний критерій — якість проєкту. Звучить абстрактно, але якість — це сукупність всіх елементів продукту, які працюють злагоджено.
В EdEra у визначення якості проєкту ми вкладаємо:
01
відповідність запитам і рівню знань цільової аудиторії курсу, які досліджує наш методичний відділ;
02
відповідність цілям стейкголдерів і виконання визначених KPI;
03
унікальність продукту, якої досягаємо завдяки попередньому дослідженню схожих продуктів і тем.
Критерії якості дозволяють тверезо оцінювати роботу команди й експертів. Важливо повсякчас нагадувати про них усім, хто працює над проєктом, аби синхронізувати роботу.
Виклик 2
Потреба в постійній
синхронізації процесів
Рішення
у проєкті «Цифровий учитель» ми залучили до роботи 6 експертів і проводили регулярні синхрони з ними та стейкголдерами. Це допомагало всім бути на одній хвилі, а мені як менеджерці — тримати руку на пульсі та прогнозувати можливі ризики.
Реліз — це лише один з етапів
Реліз — це завжди важлива подія для команди проєкту. Проте треба розуміти, що здатність освітнього проєкту задовольнити потребу кінцевого споживача можна виміряти лише через певний час після запуску.
Повертаючись до прикладу із «Цифровим учителем», ми не лише досягли, а й перевиконали встановлений партнерами KPI — 50 000 реєстрацій за пів року. Уже в межах зазначеного терміну курс перетнув цю позначку, а станом на зараз має понад 77 000 реєстрацій та 32 000+ виданих сертифікатів.
Завдяки анкетуванню ми чітко визначили, якими цифровими інструментами викладачі планують користуватися після завершення курсу, що підтверджує його практичне застосування цільовою аудиторією. А Спільнота сучасних учителів і психологів, створена нашими колегами з UNESCO, вже налічує понад 29,5 тисяч активних учасників.
Ретроспектива
Коли реліз успішно відбувся і всі видихнули, ми проводимо ретроспективу в команді, щоб оцінити нашу роботу, обговорити проблемні моменти в розробці й знайти спосіб уникнути їх в майбутньому. Ретроспектива — важливий етап не тільки для налагодження робочих процесів, але і для мотивації команди. Вмотивована команда — це один із найважливіших КРІ проєктного менеджера.
Кілька порад наостанок
Спираючись на власний досвід, ділюсь порадами, як проєктному менеджеру не лише полегшити всім життя, а й переконатись, що кожен учасник проєкту бачить його майбутнє однаково.
Комунікуйте
Обговорюйте цілі проєкту і показники ефективності. Ставте питання, виходьте на дзвінки, ретельно готуйтесь до брифінгів. Ігнорування цих обговорень не оптимізує ваш час.
Сигналізуйте усім стейкголдерам про важливі зміни одразу, щойно вони стались.
Повертайте себе і команду до основної мети проєкту на синхронах, мінімізуйте відволікання.
Аналізуйте
Проводьте ретроспективи.
Просіть партнерів і стейкголдерів про зворотний звʼязок.
Аналізуйте кількісні і якісні показники.
Моніторте відгуки користувачів.
Не зупиняйтеся
Впроваджуйте результати ретроспектив в наступних проєктах, не бійтеся змінювати процеси, використовуйте фідбек користувачів для вдосконалення продуктів. Інформація — це просто набір букв і цифр, якщо нею не користуватися.
Трошки корисних матеріалів
Project Initiation Checklist
Темплейти для ретроспективи в Notion
*EdEra — українська edtech-компанія, яка створює освітні рішення для держави, бізнесу та громадського сектору.
Ми розробляємо онлайн-курси, навчальні платформи та освітні ігри. У компанії є власний R&D-юніт, комунікаційна агенція EdComms та продукти для оптимізації бізнес-процесів EdEra Solutions.
